Z analiz przeprowadzonych przez LeasePlan Fleet Management wynika, że dla pracowników auto służbowe stoi bardzo wysoko w hierarchii czynników motywujących. Między innymi dlatego, że prócz celów służbowych pojazd jest zazwyczaj wykorzystywany przez pracownika także poza godzinami pracy, niejednokrotnie spełniając rolę samochodu rodzinnego.

Ustal zasady gry podczas podpisywania umowy i podaniu zakresu obowiązków

Pracodawcy, zdając sobie z tego sprawę, porozumiewają się z pracownikami, co do zakresu odpowiedzialności i ponoszonych kosztów związanych z wykorzystaniem przez nich auta firmowego poza godzinami pracy. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie z pracownikiem od razu przy przekazywaniu pojazdu zakresu odpowiedzialności i zasad dotyczących kosztów.

- Ograniczenia wprowadzone przez pracodawcę mogą dotyczyć np. kosztów związanych z paliwem; np. firmowe karty paliwowe mogą być w użyciu od poniedziałku do piątku, w określonych godzinach; czy zakresem terytorialnym podróży prywatnych  – mówi Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan Fleet Management (Polska)

– Wtedy, pracownik wybierając się na weekendowy wypad na narty czy dłuższy wyjazd związany z feriami - nie ma wątpliwości, co do zakresu swojej odpowiedzialności i kosztów związanych z wyjazdem - dodaje

 Polityka firmy sprawą nadrzedną

Wszystkie zasady i obostrzenia dotyczące korzystania z auta służbowego zależą od polityki firmy oraz zajmowanego przez nas stanowiska i charakteru naszej pracy.

Auto służbowe i prywatny wyjazd zagraniczny

W przypadku gdy planujemy wyjazd poza granice Polski musimy zadbać o spełnienie paru dodatkowych warunków. Po pierwsze; pozyskajmy pisemną zgodę na użytkowanie pojazdu na wyjazd autem do innego kraju. Powinna ona zawierać przynamniej nasze podstawowe dane: imię, nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego.

- Jeżeli auto, z którego korzystamy należy do floty własnej pracodawcy, upoważnienie wystawia osoba odpowiedzialna za flotę w firmie – wyjaśnia Sulewski

– Jeżeli samochody są leasingowane - zgodę taką wydaje leasingodawca - dodaje

Dokument powinien być przygotowany w dwóch językach, polskim i angielskim. Dobrze przed wyjazdem upewnić się czy kraj, do którego jedziemy nie wymaga, by zaświadczenie było np. potwierdzone notarialnie.

Po drugie; zapoznajmy się z przepisami drogowymi obowiązujących w krajach, które odwiedzimy podczas naszych zagranicznych wojaży. W niektórych państwach wymagane jest posiadanie tzw. Zielonej Karty. W innych zaś wymagane są winiety, kamizelki odblaskowe, rezerwowe żarówki czy też nalepki, które wskazują w jakim kraju zarejestrowany jest samochód. Bardzo ważne jest także sprawdzenie jaki zakres terytorialny ma AC wykupione dla naszego pojazdu i jakie ma, w przypadku podróży zagranicznej, ograniczenia, jak np. wyłączenie odpowiedzialności od kradzieży w niektórych krajach.

- Zwróćmy też uwagę na ubezpieczenia assistance. Podobnie, jak w przypadku AC, warto sprawdzić jaki jest zakres pakietu assistance – wyjaśnia  Sulewski

- Oferowane w jego ramach usługi mogą być różne: naprawa pojazdu na miejscu zdarzenia, holowanie do najbliższego warsztatu, powrót do miejsca zamieszkania lub kontynuacja podróży innym środkiem transportu, zakwaterowanie w hotelu i samochód zastępczy. Są to konkretne koszty, które w przypadku podróży zagranicznej mogą nas niemile zaskoczyć  - tłumaczy

 Zadbajmy o ubezpieczenieW przypadku prywatnego wykorzystania służbowego auta

 Bywa też tak, że firmy ubezpieczeniowe czasem odmawiają wypłaty odszkodowania. Dzieje się tak np. gdy kierującym nie był użytkownik pojazdu lub jeśli szkoda wydarzyła się poza granicami Polski. W skrajnych przypadkach ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania w sytuacji, kiedy samochód służbowy (mimo zgody pracodawcy) był w momencie szkody wykorzystywany prywatnie.
 Mając na uwadze powyższe czynniki naszym klientom oferujemy ubezpieczenie własne LeasePlan, oferowane przez Euro Insurances, które zostało stworzone specjalnie z myślą o flotach. Dzięki temu wszystkie przypadki będące przyczyną niejasności w ewentualnych sporach z ubezpieczycielami komercyjnymi, jak na przykład szkoda, która powstała podczas prywatnego użytkowania auta służbowego, u nas są zabezpieczone.

- Podobnie w przypadku, kiedy samochód prowadzi osoba niebędąca jego użytkownikiem – mówi Artur Sulewski

Wybierając się na zimowy wypoczynek autem służbowym, przypomnijmy sobie zasady jego użytkowania ustalone z pracodawcą, tak, by w razie rozliczania kosztów nic nas nie zaskoczyło. Warto zastosować prosty mechanizm – przygotujmy się do tego wyjazdu, tak jakbyśmy wybierali się autem prywatnym. Sprawdźmy zakres ubezpieczenia i stan pojazdu, zadbajmy o bezpieczeństwo swoje i swoich bliskich, tak byśmy wrócili z ferii wypoczęci i ze wspaniałymi wspomnieniami.